10 punti per scegliere il fornitore giusto per il tuo matrimonio

L'organizzazione di un matrimonio (un'organizzazione fatta bene intendo), è alquanto complicata, lo è per i professionisti figurati per una futura sposa alle prime armi. La complessità non sta solo nel legare due momenti distinti e di lunga durata quali il rito e il ricevimento, ma anche nel sopportare la pressione emotiva e famigliare dei preparativi. In aggiunta a ciò bisogna tenere conto dell'esposizione a cui voi sposi siete sottoposti e la necessità di riuscire a conciliare esigenze e aspettative di tutte le parti in causa: famigliari, amici, colleghi e fornitori compresi.

Organizzare un matrimonio non è una cosa semplice e va ben al di là della mera ricerca di fornitori ma sicuramente questo è uno dei passaggi principali che può determinare il successo o il fallimento del tuo matrimonio. Ecco perchè, dopo avere letto come mai non tutti i fornitori vanno bene per le tue nozze, devi sapere come districarti nella scelta dei professionisti più in linea con le tue esigenze e la tua personalità.

fonte: michael1959

A seconda del tipo di matrimonio scelto ti serviranno dai 4 ai 10 fornitori per i servizi principali, seguire la nostra checklist punto per punto ti permetterà non solo di fare la scelta migliore, ma anche di costruire un rapporto di valore con i tuoi professionisti.

1. ISPIRATI E FAI PACE CON LE TUE IDEE

La proposta è arrivata e ora sei già equipaggiata di tanta euforia per partire a organizzare il tuo matrimonio. Prima di partire in quarta a chiedere preventivi a destra e a manca, è bene però che tu ti chiarisca un po' le idee su che tipo di matrimonio vuoi. Instagram e Pinterest sono inesauribili fonti di ispirazioni, ma per la tua sanità mentale (e quella di chi ti sta vicino) è bene che limiti le tue ricerche a ciò che effettivamente è fattibile per te. Ad esempio un matrimonio fra antiche rovine sommerse può essere suggestivo, ma se il tuo futuro marito è idrofobo non credo che apprezzerà la tua idea. Confrontati con lui e chiarisci alcuni punti importanti:

• Vuoi una cerimonia religiosa, civile, all'estero o simbolica? Sarà un'unione civile?
• Quanti invitati avrai grosso modo?
• Che budget hai?
• Quali sono i 3 servizi più importanti per te? (location, abito, intrattenimento....)
• Quando vuoi sposarti? (la data precisa dovranno confermartela chiesa o comune)
• Vuoi un matrimonio tradizionale o originale?

Facendo così quando i fornitori riceveranno la tua mail con queste informazioni, potranno ipotizzarti un preventivo più simile possibile alla realtà. C'è molta differenza fra dover preparare da mangiare per 20 persone o per 150, così come dover fare l'allestimento in una chiesetta piccolina o in una cattedrale.

2. DATTI UN BUDGET

La maggior parte degli sposi tende a partire con i preparativi senza avere la minima idea di quanto può o vuole spendere. Questo provoca non pochi problemi sia alla vostra comunicazione (come spiego nel mio ebook), sia alla gestione dei fornitori. La gestione del budget senza rinunciare alla qualità, è uno dei compiti della wedding planner, ma puoi farlo anche tu seguendo il file che trovi qui sotto.

Scarica "Come gestire il budget del matrimonio"

Ti consiglio di cominciare a compilarlo dando priorità alle voci che per te sono più importanti, passando poi a ciò che è trattabile e finendo con ciò che è solo uno sfizio.
Più una voce è irrinunciabile per te, più sarai disposta a spendere per avere un servizio di alto valore. In particolar modo per le prime voci quindi, dovrai fare una ricerca molto oculata per selezionare una rosa di possibili fornitori da contattare.

L' importante è che tu sia onesta con te stessa, sulle tue possibilità, esigenze e sul valore che vuoi dare alla professionalità dei fornitori a cui ti affiderai.

In "Lezioni di cioccolato" c'è una frase molto azzeccata anche se lì l'ambito era edile, calza per qualsiasi settore.

Cliente, guardando i materiali che verranno usati per il suo casale che vuole ristrutturare completamente con solo 300 mila euro e con finiture di pregio - Mi piglia per fesso? Questa è roba dozzinale che c'è in ogni catalogo -
Geometra - No, nei cataloghi tutto questo non lo trova e sa perché? Perché sono scarti, roba da buttare come ha chiesto lei -
Cliente - Io? Ma quando mai ho chiesto scarti? -
Geometra - Se lei vuole spendere 300 anziché 500, lei chiede scarti, operai in nero e crepe fra vent'anni. Vuole un casale sicuro, antisismico, non inquinante e con i pannelli solari così aiuta l'ambiente? Costa 600 mila euro, le va bene?
Cliente - Ma va, lei non sa fare il suo mestiere, lo ammetta -
Geometra - Ugolini, la qualità a basso costo non si fa, se la vuole paga buoni materiali e cantieri in regola. Io personalmente sono stufo di fare il bandito per clienti come lei -

3. FAI UNA PRIMA SCREMATURA

Una volta chiarito cosa vuoi e a quanto, puoi passare a cercare i fornitori e farne una prima scrematura. Tieni massimo 10 possibili contatti per fornitore in modo che, se per vari motivi, le tue prime scelte non andranno in porto, avrai già pronte delle riserve senza rimetterti a cercare da capo. Non basarti solo sui primi risultati che google ti dà, ma guarda i siti dei fornitori, informati sul loro modo di lavorare, guarda le recensioni ai loro servizi. Della mia stessa opinione è la collega Valeria di Petite Coco: "Scegliere un fornitore significa non solo prendersi un impegno a livello economico, ma anche affidargli una parte del tuo giorno più importante." Sceglili quindi con cura.

4. CHIEDI MAGGIORI INFORMAZIONI O UN PREVENTIVO

E' il momento di richiedere maggiori informazioni sui servizi offerti e un'idea del costo. E' anche importante però fare una buona impressione per gettare le basi di un buon rapporto di lavoro. Le persone che vai a contattare sono professionisti, come te lavoriamo e detestiamo dal più profondo del cuore i perditempo. Quindi sii intelligente e non mandare un generico "Salve, vorrei info". Non hai idea di quante richieste mi arrivino così, senza una data, un luogo, una specifica che sia una. Vorrei urlargli "Info? Info su COSA??? Ho diversi servizi, tutti personalizzabili, devo mandarti un'enciclopedia di possibilità???". Se sei una persona seria quindi scrivi chiaramente cosa vuoi e come lo vuoi per il tuo matrimonio e poi ascolta le proposte di chi in questo campo ci lavora, anche da molto tempo. Ricordati, maggiori informazioni ci darai e maggiore sarà la precisione della nostra risposta.

La trappola: sarai tentata di scegliere il preventivo col costo più basso, ma tu sii furba e non cascarci. Verifica a parità di prezzo cosa ti dà un fornitore piuttosto che l'altro. La possibilità di personalizzare il tuo evento come vuoi, avere delle nozze che rimarranno nella mente dei tuoi ospiti come coinvolgenti ed emozionanti, magari avere un matrimonio che stimoli tutti e cinque i sensi, sono tutti plus che si pagano, ma che fanno la differenza da un matrimonio fotocopiato migliaia di volte.

5. IL PRIMO APPUNTAMENTO

Fra coloro che sono già occupati per quel periodo, risposte mancate o inadatte quella lista di 10 contatti per ogni fornitore del tuo matrimonio si sarà già ridotta. Adesso è il momento del primo appuntamento. Non avere timore di sembrare sciocca, fai tante domande, meglio togliersi subito i dubbi. Ascolta le risposte e scegli il fornitore con cui ti senti più in sintonia, sopratutto se si tratta della wedding planner. Come dice la mia collega Claudia Carbonara di Alchimie Eventi "quando si lavora ad un progetto che piace, per il giusto prezzo, con una coppia simpatica e una sintonia generale all’interno del team si lavora meglio, si è più felici, i risultati sono migliori. È una win-win-win situation, sono tutti contenti, sposi, professionisti e wedding planner".

I preparativi per il matrimonio metteranno a dura prova i tuoi nervi e il gran giorno sarai tesa e strapazzata dai parenti, hai bisogno di accerchiarti di professionisti in gamba che lavorino come una squadra e che ti facciano sentire tranquilla e a tuo agio. Il mio mini corso di gestione dello stress nella coppia serve proprio ad arrivare più tranquilla all'altare.

6. LA SCELTA DEFINITIVA

Dire di sì immediatamente al primo fornitore può essere una scelta che rimpiangerai, ma anche tenere a lungo sulla corda più di un professionista per lo stesso servizio è sbagliato. Analizza le varie offerte, rifletti attentamente e poi prenota il servizio. Per correttezza, avvisa i fornitori che hai incontrato, o con cui c'è stato un certo tipo di scambio di mail/telefonate, che hai optato per un'altra persona. E' un gesto rispettoso non solo nei confronti di chi lavora, ma anche delle altre coppie che magari sono interessate alla tua stessa data. Non servono mail lunghissime di spiegazioni, basta un breve messaggio di avviso. Sarà comunque apprezzato e ti farà ricordare positivamente nel caso, per qualsiasi motivo, dovessi tornare sui tuoi passi. Io ad esempio ho dovuto cambiare tre fotografi prima del giorno delle mie nozze, non si sa mai nella vita!

7. APPROFONDISCI LA CONOSCENZA

Hai scelto il tuo professionista del matrimonio seguendo l'istinto, ma per capire se siete davvero fatti l'uno per l'altro devi approfondire la conoscenza e basarti anche su dati più oggettivi quali la sua capacità di ascoltare e capire le tue richieste, la disponibilità, le capacità di mediazione e di problem solving.

8. CHIARISCI I DUBBI

Capita spesso che le spose scelgono un servizio, ma poi non parlano quasi più e non incontrano il fornitore fino al giorno delle nozze. Ritengo che questo sia un rapporto molto freddo, probabilmente la cassa automatica del supermercato è più umana. Ti invito invece, così come faccio con i miei sposi, a coltivare la relazione con i tuoi fornitori, fai domande, rispondi con precisione alle loro, chiarisci tutti i dubbi. Confrontatevi sempre e comunque, così da avere una visione comune ed entrambi saprete dove state andando.

Sono i tuoi alleati in questa guerra che si chiama matrimonio, un buon rapporto con loro li aiuterà e li stimolerà a fare il proprio meglio e ne gioveranno i tuoi invitati che saranno ancora più coccolati. Un altro tassello verso un matrimonio coinvolgente e memorabile.

9. DEFINIRE GLI ACCORDI

Affidarsi solo alla speranza che tutto vada bene e che tutto sia chiaro, è un errore da principiante, anche tu lo sei in questo settore, ma se stai leggendo questo articolo già sei un passetto più avanti degli altri. Definisci per scritto tutti gli accordi, firma un contratto con ogni fornitore del tuo matrimonio. Per la massima chiarezza e trasparenza definite bene tutti i termini del contratto:

• specificate cosa è incluso e cosa invece è un extra;
• in che misura ed entro quando si possono apportare delle modifiche al servizio richiesto; 
• cosa succede in caso di inadempienza o di recesso di una delle due parti;
• le assicurazioni; 
• i termini di pagamento e la fatturazione.

fonte: sheknows.com

10. L'ALLEANZA PERFETTA

Complimenti, hai spuntato tutte le voci della checklist e sei arrivata all'ultimo punto, questo significa che puoi tirare un respiro di sollievo e farti coccolare prima del fatidico giorno, magari con un regalo di coppia.

Non hai tempo o non ti senti sicura a selezionare da sola i fornitori più adatti alle tue esigenze e alla tua personalità? Scrivimi e ne parleremo assieme.